Uso seguro y responsable del Correo Electrónico.

El Correo Electrónico es una de las herramientas de comunicación mas utilizadas en el ámbito de la empresa, es una forma rápida y económica de establecer y mantener el contacto con clientes y proveedores. Para llevar a cabo un uso seguro y responsable del correo electrónico deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

-Utilizar el correo en el ámbito de negocio: No es recomendable usar el correo electrónico personal para comunicarnos con clientes y proveedores de la empresa, el correo profesional y el personal tienen objetivos diferentes. Por seguridad y cuestión de imagen evitamos mezclar los datos de tus clientes y proveedores con tus contactos personales.

-Cifrado de los correos electrónicos: Dependiendo de lo confidencial que se el contenido de las comunicaciones debemos acordar con nuestro cliente o proveedor un medio de cifrado, puede ser tan sencillo como comprimir los contenidos compartidos con  un programa de compresión y cifrar el contenido con contraseña o bien cifrar el contenido de los mensajes y los adjuntos desde el programa de correo electrónico. Con esto reducimos el riesgo de fuga de información y evitando que personas no autorizadas tengan acceso al contenido de nuestras comunicaciones.

-Realizar una gestión adecuada del correo sospechoso o no deseado: Existen herramientas eficaces para limitar el impacto del spam en nuestras empresas, pero no debemos descuidar esta cuestión si no queremos ver nuestra productividad comprometida. Cuando te llega un mensaje no esperado o de dudosa procedencia, no hagas clic en ningún enlace o archivo adjunto hasta haber recavado mas información sobre el mismo.

-Crear una política corporativa de correo electrónico: Para establecer los usos permitidos y los no permitidos del correo electrónico corporativo debemos elaborar una norma interna de uso que sea de obligado cumplimiento. Tener claro como debemos usar el correo electrónico de la empresa y como debemos comunicarnos con los clientes de otras empresas nos ayudara a mejorar nuestras comunicaciones y nuestra imagen. Esta política debe ser conocida y aplicada en sus comunicaciones por todo el personal de la organización.

-Guardar de forma segura la contraseña del correo: No se debe guardar la contraseña del correo en un lugar publico y al alcance de los demás, tampoco debemos de compartir la contraseña por correo electrónico ni por teléfono, en especial se debe desconfiar de cualquier mensaje de correo electrónico en los que nos soliciten la contraseña o indiquen que se debe de visitar una pagina web para comprobarla.

-Realizar copias de seguridad de correos y contactos: Puedes hacer una copia de seguridad de correos electrónicos y contactos usando la función de exportación que incorporan la mayoría de las aplicaciones de correo 

electrónico. Si guardas los datos de la copia de seguridad en un medio externo podrás restaurar los datos en caso de que se pierdan usando la función de importación.

Aplica todas estas recomendaciones en tus comunicaciones de correo electrónico con clientes y proveedores, así te sentirás mas seguro.